Dropbox: backup automático en la nube, más sincronización de datos entre equipos

Como todos sabéis, los artículos que aquí aparecen siempre tienen relación con SQL Server o con Business Intelligence, y en raras excepciones con otras tecnologías Microsoft.

Pues bien, ha llegado el momento de hacer una excepción y hablaros de Dropbox, una aplicación que permite tener sincronizado el contenido de ciertas carpetas con un almacenamiento en la nube y con otros equipos.

Os cuento la historia: desde hace un tiempo me encuentro con la problemática de que uso tres equipos, uno habitualmente y los otros con cierta frecuencia. Por eso todos los archivos y carpetas los tengo un el equipo con el que trabajo habitualmente, y cuando utilizo alguno de los otros equipos ando copiando a pendrives y discos extraíbles la información que necesito, y luego la vuelvo a volcar en el equipo principal.

Hasta ahí todo bien, soy metódico y no suelo tener problemas de pérdida de archivos más recientes y demás. Pero con frecuencia necesito mirar algún otro archivo que no me llevé, habitualmente son de temática diferente a los que tenía pensado utilizar. Y claro, no voy a andar copiando todo todo cada vez que decido utilizar otro equipo.

Ante esto, que supongo que será una situación que se os da a muchos de vosotros, me puse a evaluar las necesidades, y esta fue mi “carta a los reyes magos”:

• Que se haga un backup automático de todo lo que modifico y quede guardado en un almacenamiento en la nube (así también, aunque siga haciendo copias de seguridad locales, tengo una copia automatizada y a otro lugar físico).
• Que pueda recuperar esos archivos desde otra máquina. Y si se pudiesen sincronizar de forma automática desde la copia de internet hacia el equipo, sería genial.
• Muchas veces arranco los equipos en la misma LAN en casa. Si tengo que sincronizar grandes volúmenes de datos, y los tengo tanto en la copia en internet como en el otro equipo en la misma LAN, si los pudiese coger a través de la LAN sería mucho más rápida la sincronización.
• ¿Que sea gratis?
• Una aplicación simple, que no tenga que estar administrando.

Pues bien, he encontrado una herramienta que me hace todo esto de forma automática y que funciona muy bien!!! :)

Hay una versión gratuita y puedes hacer upgrade a la de pago. Te dan gratis 2GB, que puedes ampliar hasta 10GB consiguiendo nuevos usuarios. Y además hay una versión de pago con 50GB y otra con 100GB.

A día de hoy tengo dos de mis equipos totalmente sincronizados a los pocos segundos de encenderlo, y esta sincronización cuando estoy en casa se hace por la LAN y si estoy fuera pues es un poquito más lenta. Solución, si tengo muchos cambios sincronizo en casa antes de salir de viaje. Vamos esto es tan sencillo como encender el equipo y esperar unos segundos a que el icono me indique que está sincronizado

Ahora, el problema se me plantea con un tercer equipo, que además es una máquina virtual. De ella no quiero sincronizar todo con los otros dos equipos, sino sólo unas carpetas con proyectos específicos que desarrollo en ella. No quiero tener allí también sincronizada toda la información que hay en los equipos físicos. Pues bien, también he encontrado solución a esto con Dropbox :)

Me he creado una segunda cuenta de Dropbox para esa máquina virtual, y allí sólo tengo esos proyectos, que se copian automáticamente a la nube. Y con la opción “share” he puesto esa carpeta a disposición de mi otra cuenta, y aparece como una carpeta más de las que tengo sincronizadas.

Todo lo que tengo que hacer es tener arrancada la aplicación (que se arranca por defecto al inicio de Windows) y dejar el contenido en la carpeta “My Dropbox” situada en la ubicación que yo haya decidido en cada máquina (no tiene que ser la misma en los diferentes equipos, lo que será idéntico entre los diferentes equipos que usen la misma cuenta, será el contenido de esta carpeta)

 
Figura 1. ‘My dropbox’ cuenta2, la máquina virtual

Así en mis dos equipos tengo todo sincronizado, incluida la carpeta de la máquina virtual, y en la máquina virtual no tengo porqué tener la gran cantidad de archivos que tengo en los otros equipos y que no necesito allí para nada.

 
Figua 2. ‘My dropbox’ cuenta1, los equipos físicos

Adicionalmente, puedo entrar por el navegador y ver vía web todo el contenido, así como hacer upload y downolad. Con ello, incluso puedo desde cualquier otro equipo acceder, buscar un documento, descargarlo y consultarlo, o modificarlo y volverlo a subir. Bueno, no es muy cómodo, pero es sólo para excepciones en las que no tengamos nuestros equipos disponibles, y necesitemos acceder a nuestra información.

Incluso desde la web puedo acceder a versiones anteriores del documento y a archivos que he borrado en local, para recuperarlos!!!

Conclusión:

Copias de seguridad automatizadas casi al instante de realizar cambios, versionado de archivos (sólo en la nube, pero sin contarte como espacio consumido de las GB que tengas disponibles), disponibilidad de la información sincronizada en cualquiera de los dos equipos, grupo de carpetas adicional sincronizado entre los tres equipos. Poder acceder a mis archivos desde cualquier equipo con conexión a internet, y hacer upload y download de ellos.

En resumen, ¡¡una pasada!!, cubre todas las necesidades que andaba buscando desde hace tiempo, y se acabó el ir con el pendrive o el disco extraíble copiando de aquí para allá y no teniendo acceso a todo lo que necesito. Y nos hablo de la potencia que da ante un desastre inesperado ;)

Voy a evaluarlo un poco más, y pasar a la versión de pago, yo con 50GB tengo suficiente. Pero sólo para la cuenta que uso en los equipos físicos, la de la máquina virtual tiene suficiete con los 2GB de la versión gratuita :)

Espero que os animéis a probarlo si aún no lo habéis hecho, pinchad aqui y cread vuestra cuenta.

Y por supuesto, espero que os animéis dejéis aquí vuestros comentarios y experiencias con el producto :)